Groupe de santé privé : Accompagnement à la mise en place d’un nouvel outil de gestion administrative du patient
Comment réussir l’accompagnement d’un projet d’envergure, et faciliter l'appropriation de process, bonnes pratiques et d'un nouvel outil auprès des populations administratives de 66 cliniques et hôpitaux privés d’un grand groupe de santé privé ?
Contexte et enjeux :
Afin de fluidifier le parcours patient et d’harmoniser les pratiques au sein de ses établissements autour du parcours patient, le groupe a lancé le programme « Parcours », visant à mettre en place un core model & un nouvel outil “HM” de l’éditeur Softway Medical au sein de tous les établissements, en remplacement d’un ancien outil obsolète.
Ce projet Parcours Patient, inclus un chantier de conduite de changement ayant pour objectif d’élaborer la stratégie d’accompagnement au changement transverse et faciliter l'appropriation par le personnel administratif de l'outil et des pratiques associées.
Résultats obtenus :
- Fluidification de la gestion administrative patient : un nouvel outil plus facile à utiliser avec toutes les fonctionnalités nécessaires.
- Formations présentielles (pour les référents admission, facturation) ou distancielles (pour les praticiens) sur le nouvel outil
- Kit de communication pour diffusion des informations ciblées selon les populations concernées par le changement (praticiens, administratifs, soignants)
- Création d'une plateforme de e-learning sur l'ensemble des périmètres fonctionnels impactés
- Mise en place de l'outil Lemon Learning pour l'appropriation pas à pas de l'outil par les utilisateurs
- Création d'une communauté métier (admission & facturation) pour le partage de bonnes pratiques, l'entraide , animée par une experte métier
Chiffres clés :
- 42 établissements déployés en 1,5 ans sur 3 vagues après 1 pilote en 2021
- Dernière vague de 22 établissements prévue entre février et juillet 2024
- Période projet : 2022-2024
Expertises clés :
Conseil et conduite du changement :
- Cadrage et analyse de l’existant
- Analyse d’impact
- Mise en place d’un plan de formation et plan de communication
- Création des supports de formation et de communication
- Animation de communauté de référents
- Mise en place des outils digitaux de formation : guide pas-à-pas et plateforme d’e-learning
Pilotage et gestion de projet :
- Gestion budgétaire
- Gestion prestataires et fournisseurs
- Animation des comités de projet et comités de direction
- Suivi des indicateurs projet
- Gestion logistique et opérationnelle du projet